Att driva företag i Spanien är en verklig möjlighet för utlandsboende, men redovisnings- och skattesystemet har sin egen logik, sina egna blanketter och sina egna tidsfrister. De flesta problem vi ser är inte komplicerade: de beror på att man utgår från att reglerna fungerar som hemma, eller på att pappersarbetet skjuts upp tills det brådskar. Den här artikeln räknar upp de misstag vi ser oftast och hur du undviker dem.
Vilka är de viktigaste skattemisstagen som utlandsboende bör undvika i Spanien?
Att börja sälja innan man har registrerat sig. Registreringsanmälan till den spanska skattemyndigheten (Agencia Tributaria), Modelo 036, ska lämnas innan du startar verksamheten, genomför transaktioner eller blir skyldig att göra skatteavdrag. Att fakturera först och registrera sig sedan skapar problem som går att undvika.
Att inte uppdatera registreringsanmälan. När verksamheten, lokalerna, momsställningen eller de unionsinterna transaktionerna ändras måste registreringsanmälan också uppdateras.
Att utgå från att det finns en omsättningsgräns för moms. Spanien har ingen allmän omsättningsgräns för momsregistrering för företag som är etablerade här. Ett företag som gör momspliktiga leveranser tar ut moms (IVA) från den första fakturan. Vår momsguide förklarar varför beloppet 85 000 euro som förekommer på nätet inte gäller i Spanien.
Att missa tidsfrister. Kvartalsvisa momsdeklarationer ska lämnas under de första 20 dagarna i april, juli och oktober och de första 30 dagarna i januari. Bolagsskatten och årsredovisningen har sin egen kalender. Vår checklista för redovisningen under det första året går igenom dem.
Att redovisa inkomster felaktigt. Varje inkomstkälla måste deklareras i rätt deklaration, även inkomster som tas emot utomlands av personer som är skattemässigt bosatta i Spanien.
Vilka sociala avgifter förbiser utlandsboende företagare ofta?
- Egenföretagares avgifter. Sedan 2023 betalar den som arbetar för egen räkning avgifter efter sin årliga nettoinkomst: man väljer ett avgiftsunderlag ur årliga tabeller och justerar det om inkomsten ändras. Väljer du ett underlag som inte motsvarar din verkliga inkomst blir det justeringar i efterhand.
- Företagsledare i det egna bolaget. Företagsledare som leder sitt bolag och har ett faktiskt bestämmande inflytande över det omfattas i regel av socialförsäkringssystemet för egenföretagare (autónomos) (artikel 305 i den allmänna socialförsäkringslagen, Ley General de la Seguridad Social). Många ägarledare räknar inte med detta.
- Anställda. En arbetsgivare måste registrera sig hos socialförsäkringen (Seguridad Social) innan verksamheten startar och registrera varje anställd innan hen börjar arbeta. Sena registreringar är ett av de vanligaste och dyraste misstagen.
Vilka vanliga misstag gör utlandsboendes företag med moms och fakturahantering?
- Att ta ut fel skattesats: Spanien har en allmän skattesats på 21 % och reducerade skattesatser på 10 % och 4 % som beror på exakt vilken vara eller tjänst det gäller.
- Att behandla en försäljning till ett företag i ett annat EU-land som undantagen från moms utan att kontrollera villkoren, till exempel att kunden har ett giltigt momsregistreringsnummer i EU och att den periodiska sammanställningen (Modelo 349) lämnas.
- Att dra av moms på kostnader som inte har med verksamheten att göra, eller utan en giltig faktura.
- Att lämna momsdeklarationen kvartalsvis när företaget är skyldigt att deklarera varje månad, eller tvärtom.
En enkel och konsekvent faktureringsrutin från början förebygger de flesta av dessa misstag.
Vilka fel i fakturaarkiveringen leder till sanktioner i Spanien?
Att spara fakturor är ett lagkrav, inte bara god praxis. Den spanska handelslagen (Código de Comercio) kräver att företag sparar sina böcker, sin korrespondens och sina verifikationer, ordentligt ordnade, i sex år från den sista anteckningen. Vanliga fel är saknade fakturor för kostnader, fakturor utan kundens eller leverantörens skattenummer och underlag som är utspridda mellan e-post, papper och appar. Ett enda ordnat arkiv, digitalt eller fysiskt, löser de flesta av dem.
Hur påverkar fel i bokföring och finansiell rapportering företag som drivs av utlandsboende i Spanien?
En bristfällig bokföring döljer företagets verkliga ekonomiska ställning och leder till dåliga beslut. De vanligaste problemen är poster som bokförs månader för sent, bankkonton som aldrig stäms av och ingen överblick över kassaflödet. Handelslagen kräver en ordnad bokföring som registrerar alla transaktioner i kronologisk ordning, så det här handlar om att följa reglerna lika mycket som om att styra företaget. Läs vår artikel om bokföring i Spanien.
Hur kan felaktiga räkenskaper påverka skatterevisioner och sanktioner?
Om siffrorna i deklarationerna inte kan styrkas med böcker och underlag kan skattemyndigheten justera den skatt som ska betalas, ta ut dröjsmålsränta och påföra sanktionsavgifter. Enligt den allmänna skattelagen (Ley General Tributaria) är det en överträdelse att inte betala den skatt som en korrekt deklaration skulle ha visat, och sanktionsavgifterna kan uppgå till mellan 100 % och 150 % av det obetalda beloppet i mycket allvarliga fall. Regelbundna avstämningar och en rådgivare som går igenom siffrorna före varje deklaration minskar risken.
Vilka juridiska och administrativa fallgropar bör utlandsboende undvika när de registrerar sitt företag i Spanien?
- Att välja företagsform av vana i stället för efter en analys: läs vår guide om att välja företagsform i Spanien.
- Att förlita sig på inaktuella siffror: till exempel är minimikapitalet för ett spanskt aktiebolag med begränsat ansvar (Sociedad Limitada, SL) 1 euro sedan Ley 18/2022, inte 3 000 euro.
- Att blanda ihop identitetsnumret för utländska medborgare (NIE) med ett uppehålls- eller arbetstillstånd.
- Att skjuta upp bolagets bokföring och årsredovisning till slutet av året.
Vilka blir konsekvenserna om man inte uppfyller sina administrativa skyldigheter?
Försummade skyldigheter leder till sanktionsavgifter, ränta och i allvarliga fall problem för företagsledarna själva. Bolag måste till exempel upprätta sin årsredovisning inom tre månader från räkenskapsårets slut, få den godkänd inom sex månader och ge in den till handelsregistret (Registro Mercantil) inom en månad från godkännandet. Att föra en kalender över dessa skyldigheter och gå igenom den med din rådgivare varje kvartal är det enklaste skyddet.
Vanliga frågor
Hur långt tillbaka i tiden kan skattemyndigheten gå i Spanien?
Som huvudregel preskriberas skattemyndighetens rätt att fastställa skatt efter fyra år (artikel 66 i den allmänna skattelagen), och fristen kan avbrytas, till exempel genom en skatterevision. Därutöver kräver handelslagen att företag sparar sina böcker och underlag i sex år.
Är det spanska socialförsäkringsnumret detsamma som NIE-numret?
Nej. NIE-numret är identitetsnumret för utländska medborgare och i regel också deras skattenummer. Socialförsäkringens anslutningsnummer (número de afiliación) tilldelas separat av socialförsäkringens allmänna kassa (Tesorería General de la Seguridad Social) när en person registreras (ansluts) i systemet för första gången.
Så kan vi hjälpa till
MMR Consultant har sin bas i Málaga och kontor i Marbella. Våra team för redovisning, skatt och lönehantering hjälper företag som drivs av utlandsboende att hålla ordning på registreringar, bokföring och deklarationer. Kontakta oss för en genomgång.
Källor
Kontrollerat 14 oktober 2026.
- Agencia Tributaria, vanliga frågor om Modelo 036.
- Seguridad Social, avgiftssystemet för egenföretagare baserat på nettoinkomst.
- Boletín Oficial del Estado, den allmänna socialförsäkringslagen (Ley General de la Seguridad Social), artikel 305.
- Boletín Oficial del Estado, förordningen om registrering i socialförsäkringen (Real Decreto 84/1996), artiklarna 5, 21 och 32 (registrering av arbetsgivare och anställda; socialförsäkringsnummer).
- Boletín Oficial del Estado, momsförordningen, artikel 71, och momslagen, artiklarna 25, 90, 91 och 120.
- Boletín Oficial del Estado, handelslagen (Código de Comercio), artiklarna 25 och 30.
- Boletín Oficial del Estado, den allmänna skattelagen, artiklarna 66 och 191.
- Boletín Oficial del Estado, aktiebolagslagen (Ley de Sociedades de Capital), artiklarna 4, 164, 253 och 279.
Den här artikeln är allmän information, inte skatterådgivning för ditt enskilda fall.
